Respuesta rápida: para reducir los costes de impresión en una empresa, lo más eficaz es medir cuánto y dónde se imprime (auditoría), sustituir impresoras individuales por menos equipos multifunción bien dimensionados, pasar a un modelo de coste por copia con mantenimiento y consumibles incluidos, y fijar reglas sencillas: doble cara, blanco y negro por defecto e impresión con PIN. El ahorro depende de cada empresa, por eso conviene calcularlo con datos antes de decidir.
¿Por qué se dispara el coste de impresión sin que nos demos cuenta?
La factura visible (tóner, tinta y papel) es solo una parte. Detrás hay costes ocultos: impresoras de distintas marcas con consumibles diferentes, averías que paran el trabajo, horas del equipo de IT atendiendo incidencias, equipos antiguos que consumen más y copias que nadie necesitaba. Mientras nadie lo mide, nadie lo controla.
1. Haz una auditoría de impresión antes de recortar
Empieza por reunir cinco datos:
- Cuántos equipos hay y de qué modelos.
- Volumen mensual de páginas, en blanco y negro y en color.
- Quién imprime qué (por departamento o usuario).
- Gasto real en consumibles, mantenimiento y reparaciones.
- Incidencias y paradas registradas.
Con esos datos se calcula el coste real por página y se detectan los equipos que sobran o están mal dimensionados.
2. Menos equipos, mejor elegidos
Una multifunción departamental sustituye a varias impresoras individuales y concentra consumibles, mantenimiento y soporte en un único punto. La clave es dimensionarla según el volumen real y las funciones que se usan de verdad (imprimir, copiar, escanear, enviar a correo o carpeta). Si dudas entre modelos, consulta nuestra guía para elegir impresora multifunción para empresa.
3. Pasa al modelo de coste por copia
El coste por copia consiste en pagar por página impresa, con equipo, servicio técnico y consumibles dentro del contrato (el papel suele quedar fuera; revisa siempre el alcance de cada contrato).
| Compra + gastos sueltos | Coste por copia | |
| Equipo | Inversión inicial | Incluido en el contrato según condiciones |
| Tóner y consumibles | Compra puntual, a veces urgente | Normalmente incluidos |
| Averías y mantenimiento | Se paga cada intervención | Cubiertos por contrato |
| Previsión del gasto | Variable | Más predecible: pagas por página |
4. Fija reglas de impresión que se cumplan
- Doble cara por defecto.
- Blanco y negro por defecto; color solo cuando aporta valor.
- Impresión segura con PIN o tarjeta: el documento sale cuando el usuario lo recoge, así se evitan copias olvidadas y documentos confidenciales en la bandeja.
- Informes de uso por departamento para detectar excesos.
- Vista previa antes de imprimir.
5. Elige la tecnología adecuada para cada uso
No todos los equipos son iguales en coste por página ni en velocidad. Para oficinas con volumen medio o alto, la tecnología láser suele ser más económica por página; para usos muy puntuales puede bastar otra opción. Lo explicamos en impresora láser o de inyección de tinta para empresa.
6. Prevé las averías en lugar de repararlas
Una parada de producción cuesta más que el mantenimiento que la habría evitado. El mantenimiento preventivo de impresoras reduce paradas y alarga la vida del equipo.
7. Digitaliza lo que no necesita ser papel
Cada documento que circula en digital es una página menos que imprimir, archivar y custodiar. Un buen punto de partida es nuestra guía de gestión documental para empresas.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto se puede ahorrar reduciendo costes de impresión? Depende del punto de partida: número de equipos, volumen y hábitos. Una auditoría permite estimarlo con datos reales de tu empresa en lugar de cifras genéricas.
¿Qué es el coste por copia? Es un modelo de contrato en el que pagas por página impresa y el proveedor se hace cargo del equipo, el servicio técnico y los consumibles, según lo pactado.
¿Cómo se calcula el coste real de imprimir una página? Suma equipo, consumibles, mantenimiento, papel y tiempo de gestión, y divídelo entre las páginas impresas en el mismo periodo.
¿Hace falta cambiar todos los equipos? No necesariamente: a veces basta con reubicar, retirar los equipos infrautilizados y aplicar reglas de impresión.
¿Qué datos necesito para pedir una auditoría? Un listado de equipos, el volumen mensual aproximado y el gasto en consumibles y mantenimiento. El resto lo recogemos nosotros.
¿Quieres saber cuánto te cuesta imprimir realmente? En Remsa, empresa de Manresa especializada en impresión profesional y gestión documental, analizamos tu parque de impresoras y te proponemos una solución a medida. Solicita tu auditoría de impresión.