Firmas electrónicas con DocuWare
Firmando con una firma electrónica cualificada, sus documentos son legalmente vinculantes y cumplen con los requisitos de seguridad actuales.
Actualmente, las firmas electrónicas, o firmas digitales, son parte de los negocios cotidianos. Reducen el uso del papel y simplifican el flujo de trabajo de documentos seguros.
El servicio DocuWare Signature garantiza que un proveedor de servicios de confianza verificado firma digitalmente sus documentos. Así ofrece a su negocio mayor velocidad y flexibilidad a la hora de gestionar firmas digitales.
Con DocuWare puede integrar de forma sencilla en su flujo de trabajo:
- Transferir documentos automáticamente de proveedores de firmas externos y recibir notificaciones cuando un documento está disponible para su firma.
- Recopilar firmas electrónicas para un documento de todos los empleados relevantes
- Seleccionar niveles de seguridad avanzados o cualificados para la firma de acuerdo con sus requisitos establecidos.
- Almacenar los certificados para una firma centralmente con el proveedor de servicios externo para que puedan recuperarse en cualquier momento.
- Guardar el documento con la firma en un archivo de forma que sea a prueba de auditorías.
Niveles de seguridad
- Todos los niveles de seguridad
DocuWare gestiona los tres niveles de seguridad para firmas electrónicas: simple, avanzada y cualificada. - Cualquier caso de uso
La flexibilidad de DocuWare facilita el uso de las firmas electrónicas en gastos de viaje, contratos y demás. - Nacido en la nube
Al igual que DocuWare Cloud, el servicio DocuWare Signature está alojado en Microsoft Azure. El único requisito técnico es una conexión a internet. - Preparado para la movilidad
DocuWare admite firmas electrónicas a través de un smartphone. Esto es legalmente aceptable a través de la regulación eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza).
Las firmas difieren en su nivel de seguridad. El nombre escrito en un correo electrónico o un sello de DocuWare son ejemplos de una firma simple. Una firma avanzada debe estar cifrada, con parte de la clave accesible solo para el firmante. En el caso de una firma cualificada, la identidad del firmante también se comprueba con un certificado depositado con un proveedor de servicios de confianza.
DocuWare ofrece la posibilidad de integrar al prestador de firmas ValidatedID, que proporcionan las siguientes opciones:
Remoto. Cuando se envía un documento a ValidatedID en un flujo de trabajo, el empleado responsable recibe un mensaje y libera la firma del smartphone, por ejemplo, mediante un código SMS.
Biométrico. Un cliente firma en una tableta. Los datos biométricos tales como la presión y velocidad de escritura se registran e integran con la firma en el documento.
Centralizado. El usuario deposita un certificado con ValidatedID que confirma su identidad una vez. Esto permite al usuario autenticar y firmar documentos en ValidatedID desde cualquier lugar y en cualquier momento.
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