L’objectiu de les empreses dedicades als serveis d’impressió ha de ser aconseguir el màxim estalvi al client a la vegada que es millora la seva manera de treballar. La manera més obvia d’aconseguir l’estalvi és imprimint menys, però per fer-ho sense perjudicar els processos de l’empresa client, fins i tot arribant a millorar-los, és necessària la implicació de les solucions tecnològiques més adequades. La tecnologia avança a una velocitat increïble i les empreses desconeixedores de les noves eines que surten contínuament al mercat corren el risc de quedar-se enrere, obsoletes, mentre els seus competidors avancen gràcies als estalvis de costos i millores de processos que aquestes els hi proporcionen.
Controlar, mesurar i gestionar la impressió de documents en xarxa i realitzar un seguiment detallat de les activitats de còpia i impressió. Assignar costos de forma precisa a individus, departaments o grups específics i conèixer l’ús dels equips d’oficina i la gestió dels costos d’impressió documental. Saber els llocs web i programes més utilitzats i que més fan perdre temps als empleats, observar arxius creats, copiats, modificats o esborrats pels usuaris, i un llarg etcètera d’informació clau d’interès pels gerents i responsables de departament. Aquests són només alguns dels exemples de solucions tecnològiques que es poden implementar a l’empresa per una gestió òptima, millorar la seva productivitat i reduir múltiples costos.